2016年3月31日木曜日

【考察】作業仕事の進め方

先日書いた「自社なりのBCP」でも少し触れましたが、


瀬戸川事務所では、相談業務以外の作業仕事(行政書士業務)は、


なるべくマニュアル化を進めています。


これは、業務を標準化するとともに、ミスを防ぐためにしています。



そこで、こちらにも少し紹介したいと思います。


瀬戸川事務所内では、こんなふうに業務が進んでいきます。

一例として、建設業許可業務をご紹介します。


①お問い合わせを受ける。
  問い合わせを受けたら、お客様の会社の登記情報と
  (許可をお持ちの場合は)国土交通省の許可情報をアウトプットしておきます。

②マニュアル(チェックリスト)を印刷する。
  マニュアル(チェックリスト)を用意してあります。
  これによって、ミスのない仕事に繋がります。
  マニュアルは都道府県別の特徴を踏まえて、それぞれ分けて作成しています。
  またさらに、「問い合わせ受付編」「初回面談までの準備編」
  「書類作成~提出編」「納品編」に分かれています。
  受注の都度印刷して、お客様ごとのチェックリストにしています。

③マニュアルの中のお客様に送る文書をファックスする。
  マニュアルの中にある「初回面談までの準備編」では、
  文書「初回面談までに準備していただくもの」「価格表」「事前チェックリスト」
  も含めています。
  初回面談までにお互いにできるだけ準備をしておくため、
  私は委任状の作成をしたり、業務ソフトにお客様の情報を登録する他、
  お客様にはご案内の文書をファックスして、ご準備をお願いしています。

④トレイに見出しをつける
  作業用トレイに「お客様名と業務名」の見出しをつけます。
  業務遂行中はすべての情報と資料をこのトレイに入れ、
  さらに鍵つきロッカーにいれて保管します。

⑤マニュアル(チェックリスト)をトレイにいれる。
  上記で印刷したマニュアルも入れておきます。

⑥業務遂行とチェックリストのチェック
  作業の進捗がわかるようにチェックしていきます。
  これにより、業務の抜けも防げます。

⑦納品ファイルの作成と納品
  お客様へ納品できる状態になったら、納品用ファイルを作成します。
  作業用トレイから納品用の控えなどを綴じ込み、
  また必要な情報も綴じ込み、お客様へ納品します。
↑納品用のファイルです。



いかがでしたでしょうか。


他の事務所では、どのように進めているかはわかりませんが、


瀬戸川事務所では、試行錯誤の結果、この方法に落ち着いています。


如何にスムーズに、お客様に負担をかけず、わかりやすく、


そしてミスなく仕事を進められるかを心がけながら、


これからも改善を重ねていきたいと思います。



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