瀬戸川事務所では、相談業務以外の作業仕事（行政書士業務）は、
なるべくマニュアル化を進めています。
これは、業務を標準化するとともに、ミスを防ぐためにしています。
そこで、こちらにも少し紹介したいと思います。
瀬戸川事務所内では、こんなふうに業務が進んでいきます。
一例として、建設業許可業務をご紹介します。
①お問い合わせを受ける。
問い合わせを受けたら、お客様の会社の登記情報と
（許可をお持ちの場合は）国土交通省の許可情報をアウトプットしておきます。
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②マニュアル（チェックリスト）を印刷する。
マニュアル（チェックリスト）を用意してあります。
これによって、ミスのない仕事に繋がります。
マニュアルは都道府県別の特徴を踏まえて、それぞれ分けて作成しています。
またさらに、「問い合わせ受付編」「初回面談までの準備編」
「書類作成～提出編」「納品編」に分かれています。
受注の都度印刷して、お客様ごとのチェックリストにしています。
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③マニュアルの中のお客様に送る文書をファックスする。
マニュアルの中にある「初回面談までの準備編」では、
文書「初回面談までに準備していただくもの」「価格表」「事前チェックリスト」
も含めています。
初回面談までにお互いにできるだけ準備をしておくため、
私は委任状の作成をしたり、業務ソフトにお客様の情報を登録する他、
お客様にはご案内の文書をファックスして、ご準備をお願いしています。
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④トレイに見出しをつける
作業用トレイに「お客様名と業務名」の見出しをつけます。
業務遂行中はすべての情報と資料をこのトレイに入れ、
さらに鍵つきロッカーにいれて保管します。
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⑤マニュアル（チェックリスト）をトレイにいれる。
上記で印刷したマニュアルも入れておきます。
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⑥業務遂行とチェックリストのチェック
作業の進捗がわかるようにチェックしていきます。
これにより、業務の抜けも防げます。
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⑦納品ファイルの作成と納品
お客様へ納品できる状態になったら、納品用ファイルを作成します。
作業用トレイから納品用の控えなどを綴じ込み、
また必要な情報も綴じ込み、お客様へ納品します。
いかがでしたでしょうか。
他の事務所では、どのように進めているかはわかりませんが、
瀬戸川事務所では、試行錯誤の結果、この方法に落ち着いています。
如何にスムーズに、お客様に負担をかけず、わかりやすく、
そしてミスなく仕事を進められるかを心がけながら、
これからも改善を重ねていきたいと思います。
